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重要度×緊急度で優先順位をつける時間管理のマトリックス

　やることリスト（ToDoリスト）をメモや付箋などに記入して管理している人は多いと思います。ただし、なんでもかんでもToDoリストに入れてしまうと、すべてを処理することが難しくなってしまいます。

　そこで、「処理すべき優先順位をどうつけるか？」がポイントになります。優先順位は２つの方向性から決定します。１つは「緊急度」、もう１つは「重要度」です。

●緊急度と重要度のどちらを優先するか？

　緊急度と重要度のどちらを優先するかは、迷うところです。しかし、多くの人は緊急度に支配された生活を送っています。次々と仕事をこなし、それに達成感も覚えることで満足しがちです。常に忙しくしているのですが、病気でいえば対症療法なので、その場は治まっても根本的な解決になっていないことが多いのです。

　これに対して、重要度に従った生活は、問題の根幹に働きかける活動が中心です。緊急性がないとしても、これが解消されない限り、いつまでたっても状況は好転しません。

●時間管理のマトリックス

　時間管理のマトリックスでは、ToDoリストに入れるべきリストを緊急度と重要度という２×２マトリックスにマッピングします。そして、マトリックスの中を４つの領域に分類します。


　第１領域は、緊急度も重要度も高い活動の領域です。お客様からのクレーム対応や、納期直前の作業など即時の対応を要し、しかも重要な結果と結びついている活動の領域です。真っ先に手をつけるべきものです。

　第２領域は、重要だが、すぐに対応しなくてもよい活動領域です。中長期計画、人材育成、技術開発など、即効性はないが、非常に根本的な活動が含まれます。重要であることは誰もが認識していても、行動を後送りにしがちな領域です。

　第３領域は、緊急度は高いが重要ではない活動領域です。一見、重要な活動と錯覚しがちですが、本人には重要な結果がもたらされることのない活動の領域です。

　第４領域は、緊急でもなく重要でもない活動の領域です。将来にプラスにならない時間の浪費がここに入ります。この領域のタスクは手をつける必要がありません。

　「時間管理のマトリックス」に日々の活動を当てはめてみると、自らを支配しているパラダイムをつかむことができます。

　緊急度のパラダイムに従っている人の活動は、第１または第３領域の活動が中心です。緊急度に焦点を合わせているので、第１領域の活動が片付くと、緊急であるが重要でない第３領域の活動に目を奪われてしまう傾向にあります。

　重要なのは見落としがちな第２領域のリストにどう着手するかということです。第３領域の対応に追われてしまって第２領域の進行がおろそかにならないように注意しましょう。

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